Az év elején tájékoztattalak benneteket, hogy a villamosenergia- és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki a vállalkozások számára. Az elektronikus számlák befogadása és archiválása kötelező 2025. július 01-től.
Papíralapú és elektronikus számla jogilag egyenértékű – amíg a felek közösen úgy döntenek. Abban az esetben, ha jogszabály írja elő az elektronikus számlázást (mint ebben az esetben), akkor nincs választási lehetőség.
Az e-számlákat elektronikus formában kell megőrizni.
Természetesen kinyomtathatod feldolgozás céljából, azonban a hiteles megőrzés csak elektronikusan történhet. A fájlformátum (például PDF) önmagában nem elég, technikai garanciákra is szükség van – például elektronikus aláírásra vagy hash kódra.
A számlákat olyan biztonságos helyen kell tárolnod, ahol ez a kockázat is kezelhető – például egy megbízható archiválási szolgáltatónál vagy egy gondosan kialakított saját informatikai rendszerben.
A megfelelő archiválási rendszer kiválasztásakor nemcsak a jogszabályi előírásokat, hanem a vállalkozásod működési igényeit is figyelembe kell venned.
Javasolt megoldások:
- Egy külső archiválási szolgáltató, amely biztonságosan tárolja az elektronikus számlákat. (Egy megbízható felhőalapú megoldás is szóba jöhet, amelyet kifejezetten archiválási célra fejlesztettek ki.)
- Egy saját informatikai rendszer, ahol a számlák mellett más dokumentumokat is rendszerezhetünk.
- A számlakiállító partnerektől kérhetünk elektronikus aláírással ellátott számlát.
- Vagy a számlabefogadó maga is elláthatja hitelesítéssel a dokumentumokat.
A legfontosabb, hogy az archívumod biztonságos, átlátható és hosszú távon is működőképes legyen.
A lényeg, hogy az elektronikus számláid a megőrzési időszak alatt is olvashatók és értelmezhetők legyenek.
Hogyan felelhetsz meg az új jogszabálynak?
Az archiválásra vonatkozó jogszabályok alapján az tekinthető elektronikusan archiváltnak amelyre megvalósulnak az alábbiak:
- az elektronikus formátumot megtartja:
- Az elektronikus számlákat elektronikus formában archiválod.
- A megőrzés biztosítja a számla eredetiségének, olvashatóságának és hitelességének megőrzését az archiválás teljes időtartama alatt.
- hozzáférhető és visszakereshető:
- Az archivált elektronikus számlákat olyan módon kell megőrizned, hogy azok könnyen hozzáférhetőek és visszakereshetőek legyenek az archiválás teljes időtartama alatt.
- hiteles és sértetlen:
- Az elektronikus számláid hitelességét és sértetlenségét biztosítanod kell, például elektronikus aláírással, vagy más, az elektronikus számla kiállításakor alkalmazott biztonsági intézkedéssel.
- az archiválás helye:
- alapvetően Magyarország, de ha a megőrzés más országban történik, akkor biztosítanod kell az adóhatóság részére a hozzáférést.
A fenti rendelkezéseknek megfelelő saját informatikai infrastruktúra kiépítése nagyon költséges.
Helyette olyan megoldást javasolok, amelynek segítségével a jogszabálynak mindenféle beruházás nélkül meg lehet felelni, és eleget lehet tenni az elektronikus számlákra vonatkozó bizonylat-megőrzési kötelezettségnek.
Ez a szolgáltatás éves szinten kb. bruttó 40 000,- forintodba kerül.